Нужны ли путевые листы для харвестера и форвардера?

Наш клиент, занимающийся заготовкой и обработкой древесины, приобрел самоходную спецтехнику – харвестер и форвардер. Возникли вопросы – есть ли обязанность составлять путевые листы? Как задокументировать расходы на ГСМ?

Поскольку специализированная самоходная техника «харвестер» (лесозаготовительный комбайн) и форвардер (транспортёр-погрузчик) не является автомобильным транспортом и подлежит регистрации в органах гостехнадзора (пункт 2 постановления Правительства РФ от 12.08.1994 N 938 «О государственной регистрации автомототранспортных средств и других видов самоходной техники на территории Российской Федерации»), то положения Устава автомобильного транспорта при эксплуатации такой спецтехники не применяются (см. статью 1 «Предмет регулирования» Устава).

Соответственно, у организации нет обязанности составления путевых листов по правилам приказа Минтранса России от 11 сентября 2020г. №368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

Вместе с тем, для целей налогообложения необходимо документально подтвердить фактическое использование горюче-смазочных материалов (в частности – дизельного топлива) для производственных нужд организации.

Так, для списания ГСМ одних только документов, подтверждающих приобретение и оплату ГСМ, недостаточно. Документы об оплате ГСМ подтверждают лишь факт покупки и оплаты топлива, но не подтверждают факт использования ГСМ в производственных целях.

Полагаем, что в рассматриваемой ситуации целесообразно установить нормы расходы топлива по каждому виду техники на один машино-час применительно к конкретным условиям эксплуатации (на основании документации или контрольных замеров), утвердить их приказом руководителя и на их основании списывать ГСМ в соответствии с первичными документами по учету работы техники. Эти документы подтвердят фактическое время работы соответствующей машины, а справка-расчет или акт на списание ГСМ - количество израсходованного топлива и его стоимость для отражения в бухгалтерском и налоговом учете организации.

Организация вправе самостоятельно разработать форму документа, который будет использован в качестве первичного учетного документа для учета расхода ГСМ, при условии отражения в нем всех обязательных реквизитов, установленных частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Полагаем, что помимо указанных обязательных реквизитов в документ (например «расчетный лист», «рапорт») целесообразно включить данные:

- собственник техники,

- машинист (водитель),

- место работы техники,

- время работы двигателя,

- количестве топлива в баке на начало работы на участке,

- количество полученного во время работы топлива,

- количество топлива в баке по завершении работы.

За основу для разработки такого документа можно использовать унифицированную форму ЭСМ-3 «Рапорт о работе строительной машины (механизма)», утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».