Как оформить бесплатную передачу образцов продукции?

У нашего клиента возникла необходимость передать бесплатно образцы продукции дистрибьютору и потенциальному покупателю. Рассказываем, как можно отразить такие отгрузки с оптимальным пакетом документов при условии, что Компания является налогоплательщиком НДС и налога на прибыль.

Мы предложили Компании оформить следующие комплекты документов, в зависимости от основания для бесплатной передачи:

Теперь поясним, на чем основаны такие рекомендации и рассмотрим требования к оформлению документов, приведем ссылки на конкретные нормы законодательства, и расскажем, какую конкретно стоимость (цену) товаров отразить в документах.

1. Особенности оформления обусловлены основанием для бесплатной передачи с учетом того, что дарение на сумму больше 3000 руб. в отношениях между коммерческими организациями запрещено статьей 575 Гражданского кодекса РФ:

2. Факт передачи товаров следует оформить накладной типовой формы ТОРГ-12, либо документом (накладная, акт приема-передачи) иной формы с соблюдением требований к первичным документам. Организация вправе самостоятельно разработать форму документа, который будет использован в качестве первичного учетного документа для учета бесплатной передачи товаров при условии отражения в нем всех обязательных реквизитов, установленных частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

2. Для целей исчисления НДС и отражения операции в книге продаж необходимо составить счет-фактуру в срок не позднее пяти календарных дней со дня передачи товара (п. 3 ст. 168, пп. 1 п. 3 ст. 169 Налогового кодекса РФ, далее – НК РФ). Счет-фактуру можно составить только в одном экземпляре, поскольку получатель НДС к вычету не принимает (письма Минфина РФ от 13 декабря 2016г. N 03-03-05/74496, от 27 июля 2012г. N 03-07-11/197; пункт 19 приложения № 4 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Операции по безвозмездной передаче товаров (в т.ч. образцов) подлежат налогообложению налогом на добавленную стоимость по правилам пункта статьи 154 НК РФ (письмо Минфина РФ от 15 марта 2017 г. N 03-03-06/1/14731, от 16 апреля 2009г. N03-07-08/90), то есть налоговая база определяется как стоимость товаров, исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 105.3 НК РФ, с учетом акцизов (для подакцизных товаров) и без включения в них налога. В свою очередь, в соответствии со статьей 105.3 для целей НК РФ признаются рыночными цены, применяемые в сделках, сторонами которых являются лица, не признаваемые взаимозависимыми, а также доходы, получаемые лицами, являющимися сторонами таких сделок.

«Входной» НДС по таким товарам можно поставить к вычету.

Минфином РФ в письме от 20 июля 2017 г. N 03-07-11/46167 сообщено, что в случае невозможности определения рыночной цены указанных товаров налоговую базу по НДС следует определять как стоимость этих товаров, исчисленную исходя из всех фактических расходов налогоплательщика на их приобретение (создание) и передачу.

Исходя из этого цену рекомендуем установить (и отразить в накладной и счете-фактуре) рыночную, либо по себестоимости. В случае указания рыночной цены (или цены «по себестоимости») не будет образовываться НДС к возмещению из бюджета (в отличие от ситуации, когда устанавливается символическая цена, например в 1 рубль).

3. По мнению налоговых органов, в общем случае стоимость переданных бесплатно товаров (в т.ч. в качестве образцов) и затрат на такую передачу (доставку) не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль, на основании пункта 16 статьи 270 НК РФ (письма Минфина РФ от 28 сентября 2018 г. N 03-03-06/1/69813, от 22 февраля 2018 г. N 03-03-06/1/11485, от 27 декабря 2012 г. N 03-03-06/1/727, от 16 апреля 2009 г. N 03-07-08/90, от 15.12.2010 N 03-03-06/1/777).

Из этого правила имеется исключение - когда бесплатная передача осуществляется в рамках рекламной акции для донесения информации о товаре среди неопределенного круга лиц, однако это усложнит документооборот Компании – от контрагента (дистрибьютора) потребуется получить документы, подтверждающие факт проведения рекламной акции с полученными от Компании товарами (образцами).

Кстати, в следующей публикации мы расскажем об оформлении и налогообложении рекламной акции по бесплатной передаче товаров